El alma se me cae a los pies cuando asisto a una conferencia y compruebo que el ponente, a pesar de su esfuerzo y de su saber comunicar, no consigue el cien por cien del beneficio de su ponencia. El fallo se encuentra en la presentación que ha realizado gracias al Power Point. He tenido la gran suerte de asistir a conferencias de grandes profesionales. Sin embargo, muy pocos han sabido aprovechar los beneficios del Power Point. Y lo que es peor, han reducido un cincuenta por ciento el éxito del encuentro.
Los soportes visuales y audiovisuales que utilizamos para que el discurso sea más atractivo, es precisamente eso, un soporte. Es una ayuda no a lo que vamos a decir, sino a cómo lo vamos a decir. Es hacer que el oyente pueda descansar la vista y ayudarle a interiorizar los conceptos que estamos dando.
La presentación realizada en Power Point no puede ser nunca la guía del conferenciante, y tampoco debe ser lo que más llame la atención al destinatario, a no ser que el ponente así lo quiera para conseguir un objetivo concreto en un momento determinado. No podemos perder la atención del público por culpa de nuestra presentación. Es tirar piedras a nuestro propio tejado. Tenemos que hacer un buen uso del Power Point. Para ello debemos conocer antes cuáles son los inconvenientes de incluir en nuestra conferencia una presentación de este tipo:
- Se necesita invertir mucho tiempo en su preparación.
- Es imprescindible actualizar y renovar la presentación.
- Reduce la flexibilidad de la exposición.
- La presentación pone el énfasis en la forma, no en el fondo.
- Tiene que contener poco texto, por lo que es imprescindible la simplificación.
- Por eficacia, debe manejar la presentación el propio comunicador durante su intervención.
Si estamos dispuestos a aceptar y superar estos contratiempos, vamos a conseguir:
- Mantener alto el interés del público.
- Estimular, a la vez, el oído y la vista del receptor para una óptima asimilación de la información.
La eficacia de las presentaciones en Power Point responde a dos reglas de oro: legibilidad y simplicidad. Solamente así, puede cumplir su finalidad: ayudar al oyente a retener las ideas, los puntos fuertes, que queremos que recuerden.