En la actualidad existen numerosas entidades que ofrecen sus instalaciones para realizar actos como conferencias o cursos. Estos espacios, además, están diseñados con todo lo necesario para realizar la conferencia. Sin embargo, el organizador de la ponencia no debe confiarse y debe recordar que la improvisación da malos resultados.
El organizador de una conferencia, por ejemplo, tiene que comprobar que todo funcione correctamente y no “fiarse” del encargado de las instalaciones de la entidad que le ha cedido, o alquilado, el espacio. No se trata de desconfiar, ni de ser pesado. Somos los responsables de nuestro evento y tenemos que responder ante cualquier contratiempo, así como, encargarnos de que cuando llegue nuestro invitado esté todo en orden.
El organizador debe preocuparse por las características técnicas del lugar que ha elegido para la conferencia. Para ello lo primero que hay que hacer es preguntar al conferenciante sus necesidades técnicas (atril, ordenador, proyector, vídeo, etc). En la mesa presidencial debe haber tantos micrófonos como personas que vayan a hablar, estéticamente no es correcto que el micrófono esté pasando de mano en mano y, además, se pierde tiempo. También hay que intentar que el atril elegido esté equipado con dos micrófonos, para poder registrar bien el sonido cuando el orador ladee la cabeza. Una de las cosas peores que puede ocurrir en una conferencia es que los asistentes pongan caras de no entender nada, sobre todo para el conferenciante, que no sabe realmente si es porque no se explica bien o porque no le oyen. Si se tiene previsto que los asistentes puedan hacer preguntas, tener un micrófono inalámbrico. Si la conferencia va a estar apoyada por material audiovisual, hay que disponer de proyector y de pantalla.
La pantalla debe estar centrada, la mesa presidencial y el atril ladeados. Lo ideal son los atriles que llevan incorporados un habitáculo en el cual se coloca el ordenador, de esta forma el público no lo aprecia. Si no puede ser, se colocará una mesa auxiliar al lado del atril, y al conferenciante se le facilitará un mando a distancia. Hay que tener siempre en cuenta, que lo más importante, la razón de ser, de la conferencia es el ponente y su voz, por lo tanto, todo lo que pueda afectar a la pérdida de atención del público se debe eliminar.
En toda conferencia existe una presidencia que se debe ordenar. Las presidencias de las conferencias deben ser sencillas y compuestas por pocas personas y, por supuesto, por personas que vayan a hablar. Así que también, a veces, en la presidencia se sienta el presentador. Y ¿cómo los sentamos? Si el anfitrión no cede la presidencia, este se sentará en el centro, el conferenciante a su derecha y el presentador a su izquierda. Si el anfitrión cede la presidencia, esta la ocupará el conferenciante a cuya derecha se sentará el anfitrión y a su izquierda el presentador.
En cuanto a cómo actuar al comienzo del acto, es de sentido común: recibir al conferenciante y acompañarlo a una sala próxima del acto para que salude a los que vayan a acompañarle en la mesa. El cronograma del desarrollo del acto puede ser el siguiente:
- Palabras de bienvenida por parte del anfitrión.
- Presentación del conferenciante a cargo de la personalidad asignada.
- El conferenciante pronuncia su ponencia.
- Coloquio y agradecimientos.
- Vino de honor y/o despedida.
Todo acto tiene un comienzo y un final, y hay que respetarlo. Es necesario cumplir el horario. Ser puntuales. Los asistentes nunca se quejarán porque un acto comience a la hora prevista, pero sí cuando no cumple su horario, y con toda la razón del mundo. Además, tendrán también toda la razón si deciden no volver a un acto organizado por un anfitrión que no respeta el horario que él mismo ha marcado.