En la actualidad empresas o asociaciones tienen mensajes que hacer llegar a la sociedad y para conseguirlo solicitan la ayuda de los profesionales de la información. Generalmente se usa la vía de las notas de prensa y en muy pocas ocasiones se atreven a convocar ruedas de prensa. Ya sea por un medio o por otro la entidad que quiere dar a conocer una información se tiene que preparar. Las notas de prensa tienen que estar pensadas para cada medio elegido para su difusión y la persona encargada de dar la información debe prepararse por si el periodista llama para ampliar los datos ofrecidos.
Cuando ofrecemos información a los medios de comunicación es porque queremos que esa información llegue al público. Pero no debemos dar información sin más. Debemos buscar y marcar el mensaje. Es necesario tener claros cuál es el propósito de esa información que estoy dando, si no la información será vaga e imprecisa. Tenemos que saber cuáles son nuestros objetivos y estos serán pocos y muy definidos. ¿Qué quiero lograr con mi información? ¿Quiero informar, convencer, persuadir o motivar?
Sea el que sea mi objetivo, una de las premisas más importante es la claridad. Tenemos que ser claros, y ¿hasta qué punto? El límite nos lo marca Quintiliano: “la claridad no es decir las cosas de forma que nos puedan entender, sino decirlas de tal manera que no exista la más remota posibilidad de que no nos entiendan”. La segunda condición primordial en nuestras informaciones a los medios de comunicación es la brevedad, y como decía Baltasar Gracián, autor de “El Criticón” (una de las obras más importantes de la literatura española, junto a “El Quijote” y “La Celestina”): “lo bre si bue dos ve bue”. Todo el mundo recuerda la famosa respuesta del César cuando el Senado le preguntó sobre su campaña contra el rey de Ponto: “Llegué, vi y vencí”. No se puede desperdiciar el tiempo de la gente, y por lo tanto tampoco el de los periodistas, profesionales que dependen mucho del buen uso del tiempo.
La nota de prensa no debe ocupar más de un folio y debe tener un buen titular. También es una buena práctica redactar la información teniendo en cuenta las características del medio al que se le va a enviar. No se puede remitir el mismo comunicado a un periódico y a una radio. Son lenguajes distintos.
Una nota de prensa debe contar con:
- Hecho noticiable de actualidad.
- Texto conciso sin adjetivos.
- Claridad y concisión.
- Lenguaje accesible.
- Evitar uso de términos técnicos.
- Sólo hechos, sin comentarios.
- Datos contrastables.
- No mentir, no engañar.
- Redacción y puntuación correcta.
- Evitar siglas o abreviaturas.
- Humildad en el tono.
En cuanto a la estructura nos encontramos con:
- Titular.
- Lugar y fecha de edición.
- Cuerpo comunicado.
- Información básica de la entidad.
- Datos de contacto.
Solamente falta saber cuál es el mejor momento para enviar la nota de prensa a los diferentes medios de comunicación. La respuesta la podemos encontrar en “Los cien errores de la comunicación” de Luis Arroyo-Magali Yus: “Tenga en cuenta los horarios de cierre de cada medio. Los diarios cierran edición en torno a las ocho de la tarde, por lo que los contenidos están ya más que decididos sobre las seis. Aunque hay alguna excepción, lo que no entre hoy no se guarda para mañana. Si no estamos preparados hoy al mediodía o primera hora de la tarde, es mejor esperar a mañana por la mañana”.