Presentaciones eficaces: ideas claves

Fueron pocos, muy pocos, quizás dos de treinta y siete, los ponentes que en el III Congreso Internacional El Protocolo Contemporáneo “Protocolo y redes de investigación” se enfrentaron a la audiencia solamente con su voz, sin ningún apoyo visual para su conocimiento. Valientes, decididos y seguros en su hacer y saber.

El resto echamos mano del Power Point, unos con más aciertos que otros.

El trabajo de realizar presentaciones eficaces no es fácil, ni una habilidad innata. Es una técnica y como tal se aprende.

Me entristece comprobar cómo una conferencia pierde todo su valor cuando está respaldada por una presentación ineficaz y lo que es peor, la imagen del orador con el transcurso de los minutos va perdiendo valor.

Me entristece porque soy consciente del esfuerzo que supone estructurar y redactar una ponencia, decidir qué conocimientos aportar y cuáles eliminar para una mayor comprensión, intercalar anécdotas, ejemplos o citas para ofrecer al público un breve descanso y volver a retomar su atención, y por supuesto el esfuerzo de traducir la conferencia del lenguaje escrito al oral con la ayuda del ensayo una y otra vez.

Una vez concluida la redacción de la intervención oral toca, si así lo estimamos oportuno para una mayor comprensión de la materia, diseñar la presentación visual.

Presentación eficaz.

Conocemos nuestro discurso, así que ponemos todo nuestro esfuerzo en diseñar nuestra historia en viñetas. Es decir, cuando me enfrento a la ejecución de una presentación cojo lápiz y papel y dibujo las diapositivas atendiendo a la estructura del discurso que ya conozco muy bien.

La decisión más difícil es la elección de la segunda (la primera es la portada) y de la última diapositiva, es decir, el inicio y el cierre de la presentación. El contenido de estas diapositivas no tiene porqué estar presente de antemano en la conferencia, sino que su decisión aparece cuando nos enfrentamos a convertir ese texto en imagen, ya que nuestro objetivo es captar la atención del público desde el primer instante, en el caso de la apertura de la ponencia, y lanzar nuestro mensaje de manera atractiva en el cierre.

Decidido el contenido de estas diapositivas, solamente nos queda trasladar la conferencia a las diapositivas interiores y para ello nos basamos en:

  • La estructura de la ponencia.
  • Ideas claves.
  • Frases cortas.
  • Adecuar el contenido a listados.
  • El tamaño de las letras que se encuentre entre los 24 y 40 puntos.
  • Utilizar un tipo de letra, o dos, no más.
  • Mantener la uniformidad del fondo de la diapositiva a lo largo de toda la presentación.
  • Evitar el exceso de efectos especiales.
  • El gráfico de barras no debe superar las ocho barras.
  • La diapositiva no debe acoger más de dos gráficos de sector.
  • El gráfico de líneas no debe exceder de las tres o cuarto curvas.

Y sobre todo, perder el miedo al blanco, es decir, no saturar la diapositiva de textos y de fotografías. Textos que no superen las seis líneas y que cada línea no supere las seis palabras, e imágenes de gran calidad.

Ensayar para dirigirte a tu público.

Si ya hemos decidido que la conferencia está correcta y que la proyección de la presentación va a tener un efecto positivo en nuestra audiencia, ya solo nos queda ensayar para encontrarnos a gusto con nuestro discurso.

El ensayo y la repetición nos facilita convertir una actividad que nos es ajena en hábito y al cabo del tiempo esa actividad la realizaremos con naturalidad. Lo mismo pasa con nuestro discurso, cuanto más lo ensayamos más seguros nos encontramos con nuestras palabras, y esa seguridad y disfrute llega a nuestro público.

La lectura íntegra de una conferencia, sin levantar los ojos del papel, combinada con una proyección ilegible y aburrida como la actitud del orador, es una falta de respeto, o por lo menos de profesionalidad y responsabilidad. No tenemos ningún derecho a convertir a la audiencia en cautivos.

No existe nada más gratificante que un ponente regale a su auditorio una conferencia preparada, física y mentalmente, y una presentación eficaz. Es el mejor regalo que se le puede hacer a la persona que ha ido a escucharte, más que el conocimiento que le puedas aportar.

 

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