Las negociaciones se producen tanto en el ámbito del protocolo oficial como del protocolo empresarial. Y uno de los elementos fundamentales de estos actos es la mesa donde se produce el debate.
Así lo podemos observar en la actualidad política, tal y como lo recojo en el artículo Cinco mesas históricas de Diario Siglo XXI.
Según nos enseña José Antonio Urbina de la Quintana, se puede establecer una relación entre el tipo de negociación y el diseño de la mesa. En líneas generales, se establece la siguiente clasificación:
- Mesa rectangular simple.
- Mesa en herradura.
- Mesa grande, rectangular u oval.
- Mesa circular y en forma de polígono.
- Mesa con espacio interior.
La mesa rectangular simple
La mesa rectangular simple es muy usada en reuniones con dos delegaciones. En este caso, los asistentes de la empresa que acoge la reunión se sentará de espaldas a las ventanas, si las hubiere, y la delegación invitada, enfrente.
La razón nos la explica Urbina:
De esta manera estamos en sombra y nuestros interlocutores a la luz. Así, nosotros percibimos mejor sus reacciones que ellos las nuestras. Téngase en cuenta que, usualmente, el mayor tiempo utilizado en cualquier negociación es por la mañana, cuando en general la luz procede de las ventanas.
La mesa en herradura
La mesa en herradura, también conocida como en forma de «U», se recomienda para acoger una reunión en la que participan tres delegaciones. En cuando a su distribución en la mesa, Urbina nos los explica:
En este caso la delegación anfitriona, que por estar «en casa» preside, se sitúa en el centro exterior de la herradura. Las dos restantes en los brazos, a su derecha e izquierda. Cuál debe ir a la derecha y cuál a la izquierda, depende generalmente de un orden predeterminado, establecido antes de la reunión.
La mesa grande rectangular
En la mesa grande rectangular la presidencia, generalmente, se sitúa en uno de los lados menores de la misma, prestando atención a la ubicación de las ventanas ya que estas deben quedar a su espalda o a su izquierda.
En el caso de que la mesa, rectangular y oval, sea lo suficientemente grande, la presidencia se sentará en el centro de uno de los lados mayores de la mesa «siempre que, como mínimo, quepan una o dos delegaciones a su derecha e izquierda», señala Urbina.
La mesa circular, poligonal y con espacio interior
Las mesas circulares para múltiples delegaciones tienen las ventajas de emitir mensaje de igualdad y cordialidad, aunque su gran inconveniente es la limitación de su diámetro.
En cuanto a las mesas poligonales, su principal ventaja es que todos sus lados son iguales, y esta igualdad es trasladada a las personas que la ocupan. En referencia a su inconveniente, es el mismo que afecta a la mesa circular.
En las mesas con espacio interior, independientemente de su forma, «las delegaciones se colocan en la parte exterior de las mismas para estar siempre de frente unas de otras», (Urbina).
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