La firma de convenio es uno de los eventos más habituales en el protocolo oficial. Debido a esta circunstancia, y en la mayoría de los casos, la ejecución de este tipo de actos se ha relajado. Porque se haya convertido en un acto cotidiano, no quiere decir que su importancia haya disminuido. A la firma de convenio le pasa lo mismo que a los clichés, que como dice Barry Farber en su libro “12 pilares de la venta”, un cliché “es un pensamiento común que ha perdido su fuerza por el exceso de uso”, pero esto no significa que ya no funcionen.
La firma de un convenio es el final de una negociación previa que ha conseguido acercar las posturas de las instituciones, organizaciones o entidades, y que marca el inicio de unas relaciones de colaboración. Para firmar un documento no hace falta un acto. Quedan las partes y lo firman, o lo hace cada una en su despacho y después se queda cada uno con el correspondiente documento. Cuando se pretende hacerlo público es porque se quiere enfatizar la importancia del acuerdo, por lo que hay que cuidar la imagen, el escenario.
Realmente, se trata de un acto sencillo en el que se procede a firmar públicamente los documentos que recogen los términos convenidos entre ambas partes. La firma de convenio es un acto en el que los protagonistas, los firmantes, son igual de importantes, uno no prima sobre el otro, por lo que el equilibrio entre ambas partes se ha de cuidar al máximo, ya que el mensaje que se transmite en una firma de convenio es la mutua colaboración entre los firmantes. Se necesita de los dos para conseguir el objetivo del convenio, si uno de ellos falla, el convenio deja de existir.
La firma de convenio necesita una mesa presidencial, ocupada por los firmantes, en la que se colocan dos carpetas de la institución en cuyo interior están los documentos del convenio que será firmado. El texto debe ser visado en todas sus hojas al margen y firmado en la última de ellas.
También, se debe de contar, dentro de los materiales necesarios, con plumas o bolígrafos acordes. Es tradición regalar una de éstas a los firmantes. En este último caso, puede grabarse en ellos el nombre de la institución o leyenda alusiva a la firma. En cuanto a la pluma conviene que no sea la tradicional, por el riesgo de la tinta. Puede ser un modelo con formato de pluma pero con tinta tipo rotulador. Lo normal es firmar con tinta negra. La estilográfica se colocará a la derecha del documento. En la mesa sólo se colocará el documento a firmar y la pluma. Es preferible evitar adornos innecesarios. Si después de la firma se prevé intervenciones desde la misma mesa, se incorporará el micrófono después del acto.
En el caso de la firma de dos personas no es necesaria la presencia de ayudantes, ya que ellos mismos se pueden intercambiar el ejemplar, pero dicho movimiento hay que recordárselo previamente. También, el responsable de protocolo, debe estar pendiente por si alguno de los firmantes no rubricara la totalidad de los folios. Una vez que se ha producido el cambio, se firmará de nuevo el segundo documento. Tras él, las partes cerrarán las carpetas, se pondrán de pie y con ellas en la mano volverán a intercambiársela mientras se saludan, gesto que seguramente será el más atractivo para los medios de comunicación, pues lo simboliza todo.
En cuanto al desarrollo del acto, este comienza con unas palabras por parte del anfitrión. A continuación se procede a la firma del convenio, al menos una copia por cada firmante. Finalizada la firma, cada uno de los firmantes se queda con un ejemplar y poniéndose en pie vuelven a intercambiar las carpetas. Sellan el compromiso con un apretón de manos. El anfitrión vuelve a tomar la palabra para dar el uso de la misma al resto de los firmantes en orden inverso a la precedencia. Al final interviene el anfitrión. Por último, se abre un turno de preguntas a los representantes de los medios de comunicación.