La firma de convenios

La firma de convenios, en protocolo oficial, es uno de los actos más habituales en la administración local. Debido a esta circunstancia, y en la mayoría de los casos, el protocolo en este tipo de actos se ha relajado. Sin embargo, el que este acto se haya convertido en cotidiano no quiere decir que su importancia haya disminuido.

La firma de un convenio es el resultado final de una negociación previa que ha conseguido acercar las posturas de diferentes instituciones, organizaciones o entidades y que marca el inicio de unas relaciones de colaboración.

En sentido estricto, para firmar un documento no hace falta un acto protocolario. Las partes firmantes pueden quedar y firmar sin hacerlo públicamente, o cada una en su despacho. Cuando se pretende hacerlo público es porque se quiere enfatizar la importancia del acuerdo a la sociedad, y por lo tanto es necesario cuidar la imagen, el escenario.

Realmente se trata de un acto sencillo en el que se procede, públicamente, a firmar, por los representantes implicados, los documentos que recogen los términos convenidos por ambas partes.

La firma de convenios es un acto en el que los protagonistas, los firmantes, son igual de importantes, uno no prima sobre el otro, por lo que el equilibrio entre ambas partes se ha de cuidar al máximo, ya que el mensaje que se transmite en una firma de convenio es la mutua colaboración entre los firmantes. Se necesita de los dos para conseguir el objetivo del convenio, si uno de ellos falla, el convenio deja de existir. O por lo menos, así debería ser.

El escenario.

La firma de convenio precisa de una mesa presidencial, ocupada por los firmantes, en la que se colocan dos carpetas de las instituciones que guardan los documentos del convenio a la espera de su firma.

El texto del convenio debe ser visado en todas sus hojas al margen y firmado en la última de ellas.

También, se debe facilitar, dentro de los materiales necesarios, plumas o bolígrafos acorde a la importancia y solemnidad del acto. Suele ser tradición regalar la pluma o el bolígrafo a los firmantes. En este caso, puede grabarse una leyenda alusiva a la firma.

En cuanto a la pluma conviene que no sea la tradicional, por el riesgo de la tinta. Puede usarse un modelo con formato de pluma pero con tinta tipo rotulador. La estilográfica se colocará a la derecha del documento.

Si después de la firma se prevé intervenciones desde la misma mesa, se incorporará el mocrófono despues de la firma.

El movimiento con dos firmantes.

Para el buen desarrollo del acto de la firma se contará con una o más personas que ayuden a hacer el cambio de carpetas y las retiren una vez firmados.

En el caso de la firma de dos personas no es imprescindible la presencia de ayudantes, ya que ellos mismos se pueden intercambiar el documento, sin embargo dicho movimiento hay que recordárselo previamente. También, el responsable de protocolo debe estar atento al acto de la firma por si alguno de los firmantes no ubicará la totalidad de los folios, por cierto, todos en el margen izquierdo del folio con un trazo simbólico, y en la última hoja se plasmará la firma completa, por encima del nombre y el cargo.

Una vez que se ha producido el cambio de carpetas, se firmará de nuevo el segundo documento. Tras esta firma, las partes cerrarán las carpetas, se pondrán de pie y con ellas en la mano volverán a intercambiárselas mientras se saludan, gesto que seguramente será el más atractivo par los medios de comunicación, pues lo simboliza todo.

El movimiento con más de dos firmantes.

En el caso de que sean más de dos firmantes, tras la firma no se cambiarán las carpetas, únicamente se saludarán los tres al mismo tiempo.

En esta ocasión es necesario estudiar la rotación de las carpetas, pues en este tipo de rúbrica de convenios ya se sabe que cada parte ha de llevarse un documento original firmado por todos.

Para no llenar este acto de ayudantes, en el caso de tres o cuatro firmantes, se dispondrá de la ayuda de dos auxiliares. La disposición espacial en el caso de tres firmantes puede ser  la siguiente:

  • El primer auxiliar, situado a la derecha del firmante número 1, la presidencia, recoge el documento del firmante número 2 y lo pasa al segundo auxiliar que se lo entregará al firmante número 3.
  • El segundo auxiliar recoge el documento del firmante número 3 y se lo pasa al firmante número 1.
  • El primer auxiliar recoge el documento del firmante número 1 y se lo pasa al firmante número 2.

En el caso de cuatro firmantes:

  • Primer paso: el firmante número 1 se intercambia con el número 3 y al mismo tiempo el firmante número 2 con el número 4.
  • Segundo paso: el firmante número 1 se intercambia con el número 2 y por detrás los ayudantes se intercambian las carpetas de los firmantes números 3 y 4.
  • Tercer paso: el firmante número 1 se intercambia con el número 3 y al mismo timep o el firmante número 2 con el número 4.

Tras la firma los firmantes saludarán al que tengan al lado o todos juntos.

La fotografía que ilustra esta entrada se ha recogido de la página oficial del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación del Gobierno de España.

©Portugal Bueno, 2017

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