En todas las entidades territoriales y locales se desarrolla actividad protocolaria y esta está dirigida bien por un departamento diseñado para tal función o por la secretaría del presidente. Algunas de ellas tienen su reglamento de honores o su manual de protocolo. Sin embargo, no se prodiga tanto perfilar en un documento cuál es la función de estos gabinetes.
La curiosidad sobre este asunto me ha dirigido a la página oficial digital de las Naciones Unidas, concretamente al Manual de Protocolo que, según esta institución, todo delegado necesita conocer. Entre sus apartados hay uno titulado Funciones y deberes del Servicio de Protocolo y Enlace, entre ellos destaca:
1.- Inscribir a todo el personal diplomático y de apoyo de las Misiones Permanentes y de Observación, así como sus familiares a cargo y personal doméstico, proporcionarles los pases correspondientes de acceso a las Naciones Unidas, aprobar las solicitudes de los distintivos para aparcar, tramitar las solicitudes de prerrogativas e inmunidades diplomáticas del personal diplomático de las Misiones Permanentes, y elaborar y actualizar archivos con los datos pertinentes sobre todos los miembros de las Misiones Permanentes y de Observación.
2.- Acreditar a los miembros de las delegaciones gubernamentales e intergubernamentales, los representantes de organismos especializados y los miembros asociados de las comisiones regionales que participan en las sesiones de la Asamblea General y otras reuniones que se celebran en la Sede y proporcionarles los pases de acceso apropiados.
3.- Prestar asistencia a las Misiones Permanentes y de Observación en lo referente a la preparación de las visitas oficiales a la Sede de los Jefes de Estado o de Gobierno u otros dignatarios; coordinar las celebraciones oficiales importantes, como la presentación de las credenciales ante el Secretario General de los recién nombrados Representantes Permanentes; ayudar a las Misiones Permanentes y de Observación en la organización de funciones oficiales, culturales y sociales en la Sede; y apoyar en los preparativos de las ceremonias de izado de bandera para los Estados Miembros recién admitidos, la observancia de duelos oficiales, etc.
4.- Elaborar y mantener actualizadas listas exhaustivas de los Jefes de Estado o de Gobierno y los Ministros de Relaciones Exteriores de los Estados Miembros de las Naciones Unidas. Dichas listas están a disposición de las Misiones Permanentes y de Observación y de las delegaciones.
5.- Publicar semestralmente una lista actualizada y completa (el «Libro Azul») del personal diplomático de todas las Misiones Permanentes y de Observación y de los miembros de los órganos principales de las Naciones Unidas. La publicación también contiene otra información relevante para uso de las delegaciones.
6.- Preparar y publicar listas de los miembros de las delegaciones enviadas a los períodos de sesiones de la Asamblea General en representación de los Estados Miembros, entidades observadoras, organismos especializados y miembros asociados de comisiones regionales y de otras organizaciones con el estatus apropiado.
7.- Asesorar a las Misiones Permanentes y de Observación, a los organismos especializados y a las oficinas y departamentos de la Secretaría de las Naciones Unidas sobre cuestiones de protocolo y prácticas y normas de etiqueta diplomática aceptadas por las Naciones Unidas; y ofrecer reuniones informativas y conferencias sobre asuntos de protocolo y etiqueta diplomática.
De los verbos empleados me quedo con los siguientes: proporcionar, actualizar, acreditar, coordinar, preparar y asesorar.
La imagen que ilustra esta entrada corresponde al 17 de diciembre de 1996, cuando Livio Muzi-Falcón, Jefe de Protocolo de las Naciones Unidas, conduce a Kofi Annan, Secretario General designado de las Naciones Unidas, por los pasillos del Salón de la Asamblea General al estrado para la ceremonia de su toma de posesión. (Fuente: Naciones Unidas/Milton Grant)