La decisión de organizar o no un evento depende de la elaboración de un presupuesto. Y para que esta decisión sea la acertada, el presupuesto del evento debe:
- Ser realista.
- Identificar las prioridades.
- Analizar los costes, tanto los fijos como los variables.
- Contemplar los imprevistos.
En definitiva, en el presupuesto debemos detallar con total exactitud todo lo que contempla, pero también «todo aquello que no incluye, para evitar malos entendidos», nos indica Pilar Castro Pampín, directora de Dlegamás, asesoría de gestión de compras.
Al margen del carácter informativo de este documento, el presupuesto también puede ayudarnos a crear la marca de una empresa. En definitiva, se trata de una herramienta de identidad institucional, tal y como nos explica Pilar Castro.
El presupuesto es una carta de presentación al cliente en donde se define nuestra profesionalidad y forma de trabajar. Todos los documentos que salen de la empresa, incluyendo el presupuesto, son una carta de presentación de todo lo que hacemos y, por lo tanto, hay que cuidarla.
La tarifa y la comisión
Pilar Castro nos enseña que la tarifa profesional la tenemos que diseñar en relación a las horas dedicadas al evento, incluido el trabajo realizado en el preevento. En definitiva, en su conjunto se trata de trabajo efectivo que «tenemos que tarifar e incluir en los presupuestos».
En referencia a la comisión, esta se tiene que establecer en relación directa al trabajo que se va a realizar ya que «no es lo mismo supervisar proveedores y una subcontratación de servicios y cobrar una comisión por esto, que simplemente adjudicar un contrato a un tercero que se va a ocupar de todo», diferencia Castro.
En el siguiente vídeo puedes ver la entrevista que La Línea ha realizado a Pilar Castro sobre los presupuestos en la organización de eventos. En definitiva, se trata del documento que va a dar luz verde al evento.
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